Tomorubi
サービス詳細
Tomorubi Work
サービスの流れをご紹介します
イベントサポートの流れや詳細はこちらです。
【目次】
●ご相談から開催までのながれ
①Tomorubi Roomからご登録
ご利用の際にはまずTomorubi Roomのフォームからご連絡ください。
Tomorubi Roomはこちら
会員登録フォームの最後にメモ欄がありますのでそこに相談がある旨をご入力ください。（ここで詳細はなくてもかまいません）こちらから個別にメールをお送りします。個別のヒアリングにて詳しくお聞きします。
②個別のヒアリング
メールでのやりとりからはじまりますが、ご都合をあわせて電話やリモートなどでヒアリングをさせていただきます。
③企画開始
具体的にご相談を進める場合はこちらから企画書やお見積をお送りするといったやりとりになります。大きな流れとしては、内容とお見積を確認、承認をいただいてから詳細に入ります。皆さんの側で検討するメンバーが複数いらっしゃる場合はメールに入っていただいたり、企画から本番終了までのLINEオープンチャット開設するなどして、スムーズに進めていきます。
④準備
⑤終了後、ご請求
イベントが終了したら、請求書をお送りします。
●ご利用いただく上でのワタシたちのお約束
上記のような一連の流れで進行管理を行う中で、皆さんに安心してご利用いただくためにワタシたちがお約束することをまとめてみました。
●具体的にやりたいことがある、イベントの予定があるという方はご連絡ください。ご相談は無料です。概要とお見積に承認をいただいてから準備に入りますのでご安心ください。
●承認をいただいた費用はイベントの場合当日の対応まですべて終了した段階で、また装飾等の場合は設置完了時に請求させていただきます。
●企画実施のために必要な資材はすべて計上させていただきます。また購入希望の資材がある場合弊社で代行して会計を一括にまとめることができます。実費に対して別途事務手数料はいただきますが、多くは前払いとなりますので、立替／清算などの処理がなくなる点で便利にご利用いただいています。
●資材等お持ちのもの（備品等）がある場合はそれを活用し、ない場合は承認をいただいてご用意となりますので過剰な備品や無駄な購入を避けることができます。また経験上、程よい資材の見極め、業務用の仕入れができますのでコスパよく用意ができると思います。
●イベントよって参加費が無料（主催者負担）の場合と一部受益者負担があると思います。後者の場合、実際に徴収した参加費は費用で相殺させていただきます。
●当日対応できる人員が足りない場合もサポートスタッフの手配が可能です。現場では皆さんからご指示をいただいて適切に対応しますのでご相談ください。
●当日の対応までお受けする場合、できるだけ記録（写真や動画）を残しておくように心がけています。終了後、画像類は共有でお送りしますのでご活用下さい。
（サポートスタッフのみの場合は含みません。ご希望の場合は別途ご相談ください）
●お受けしたイベントの情報（物件や自治会名、開催情報、参加風景写真など）は弊社側で許可なく公開（サイトやSNS）することはありません。これは講師、スタッフについても徹底しています。ただしモニター協力など事前にご相談、承諾をいただく場合があります。その際は必ず取り決めを行ったうえでの行わせていただくこととします。
●参加者の皆さんがSNSなどで公開するといった部分については弊社側では問題ありません。
●基本的にワタシたちは皆さんのサポート（＝裏方）となりますので、立ち位置を徹底します。
●その他気になることなどありましたらお話合いの上、詳細決定していきます。
●費用感について
ワタシたちのサポートの費用についてはこちらです。
①企画費
企画はすべてオーダーメイドになります。企画費の中には下記のような作業を含みます。
・現調（事前に会場をチェック）
・提案資料作成
・お見積
・お打合せ
・進行管理
提案は回数に関わらずご意向に近づくよう行います。また皆さんの内部での会議（理事会など）に沿って事前に用意するように努めますので、スムーズに検討・承認をいただけます。また発注期限などもリマインドしますので、お忙しい皆さんの負担を最低限にすることができます。なお、スタッフ〇名のみ、具体的な資材の購入のみといった企画作業がない場合、企画費はかかりません。
②デザイン関連
イベントではチラシやコンテンツで使う細かいデザインが発生する場合があります。その際はデータ作成を含めたデザイン費をいただきます。たとえば
・告知用チラシ
・期間中掲示ポスター
・ぬりえ、ステッカー、
・ゲーム用台紙、引換券など
③資材・教材その他
イベントや装飾に必要な資材については提案の中で複数の選択肢から選んでいただけるように努めています。皆さんで選ぶ作業もまたコミュニティ形成にプラスになると考えるためです。これまでの経験より無駄を省いて最低限で最大の効果を出すよう努めています。
④人件費
イベント当日も必要に応じて対応いたします。当日統括が必要な場合はディレクタークラス、それ以上に人材が必要な場合はサポートスタッフとなります。
当日のイベント運営に必要な人数は事前に確認し、まずは皆さんの中でご参加いただける人数を出していただく、不足分は対応させていただく流れとなります。
その他装飾などの場合でも、おまかせいただく場合は現地にて立ち合いや調整を行います。
⑤講演料（セミナー講師・パフォーマンスの演者等）
イベントでのパフォーマンスを行う演者、セミナーやワークショップの講師などは外部より招きます。これまでの長い実績の中で多くの専門家とともにこの事業を進めていますが、いずれも弊社のコミュニティ向けイベントに理解があり協力的でベテランばかりです。また必ず事前に綿密な打ち合わせを行ったうえで当日を迎えるので自然な流れをつくることができます。
⑤諸経費
イベントの種類によって必要な経費は事前にご相談となります。②のデザインからの印刷代や装飾のツリーの購入の際にかかる送料や搬入費などがそれにあたります。いずれにしてもお見積で明示しますのでご確認ください。
⑤事務手数料
基本的には総額の10％を事務手数料として計上させていただいております。
また弊社では、イベント全般（対物、対人、飲食関連）について保険に加入しております。イベントの内容が多岐にわたるため弊社の業務に合わせた内容となっています。もちろん事故がないことが前提ですが、万が一の際には誠意をもって対応させていただきます。
●まとめ
20年前を振り返ると、当時のコミュニティ向けイベントは手作り感のあふれるものが多くセミナーやワークショップも気軽に楽しめる内容が中心でした。けれども今は、SNSなどを通じて誰もが質の高い情報にすぐアクセスできるようになり、人々の意識や期待もぐんと高まっています。「地域のイベントだからこのくらいでいい」という感覚はもう通用しなくなってきています。ワタシたちはそうした時代の変化に合わせて日々情報を集め、信頼できる講師とのつながりづくりや新しい内容の企画・開発に取り組んでいます。
イベントをプロにお願いする場合は多少なりとも費用がかかるものですが、ワタシたちはその分しっかりと主催者にも参加者にも満足していただけるよう、またそれぞれの体験が記憶にとどまるように企画から運営まで、ひとつひとつていねいにサポートしています。
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