●共通して押さえたいコト５つ

コミュニティ向けのイベントを考えるときにいつも全体を通して考える、気をつけることを少しご紹介します。

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①どんなイベントにしたいか意図、メッセージをわかりやすい言葉にする
積極的に参加してもらえるイベントにするためにできるだけわかりやすく表現します。

② 赤ちゃんからシニアまで、参加機会の「公平性」を意識する

地域や物件によっては、小さなお子さんや子育て世代が多く、リクエストの多さや集客のしやすさからどうしても子ども向けの企画が多くなりがちです。

しかしコミュニティは、老若男女、幅広い世代がともに暮らす場所です。ワタシたちは特定の世代に偏ることなく、すべての方にイベントへ参加する「機会の公平性」を提供することが大切だと考えています。そのため特に年間を通じて企画に取り組む際は特にこの公平性を特に重視し、主催の皆さんにも投げかけをしています。赤ちゃんからシニア世代まで、すべての参加者にバランスよく機会が届けられるよう内容の調整を心がけています。

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③ 企画・計画に7割の時間を。準備の「余裕」が成功を生む

イベントは「当日が大変」と思われがちですが、ワタシたちは企画・準備こそが成功の鍵だと考え、たとえると全体の7割の時間を充てたいと思っています。

役員や関係者の皆さんはお忙しい日々の中基本はボランティアで対応されるかと思います。頻繁に集まって相談する時間は限られる、意見がそろわないことも日常茶飯事です。ただ準備に十分な余裕がないと間に合わない、依頼したかった講師や演者の予定が埋まってしまうなど予期せぬトラブルも起こりがちです。そのために早めに準備を始めることでこうした心配が減りますし、なによりも本番当日には運営側の皆さんにも参加者の一人として楽しんでいただけるのではないでしょうか。イベント全体を見渡す余裕が生まれ、そこから多くの気付きを得る機会にもつながります。ワタシたちはそれこそが役員や関係者の皆さんにしかできないお仕事だと考えています。

また「大変そう」「分からない」という不安は、コミュニティ運営そのものへの参加を遠ざけ、活動自体に支障をきたす原因にもなりかねません。イベント会社を利用することは費用が発生しますがコミュニティが持続的かつ健全に成長するために意味を持つものとして活用ください。
 

④自然な「会話・交流」を生むための導線設計

ワタシたちが最も大切にしているのはイベントを通じて生まれる「参加者同士の交流」です。

そのためにコンテンツを一方的に提供するだけでなく、参加者自らが自然に交流できる仕掛けやポイントを随所に設けることにこだわっています。たとえばグループワークの時間、参加者同士の役割分担、気軽に話せる休憩スペースの配置など、出会いや会話が生まれる「導線」を設計しています。

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⑤参加者、居住者の皆さんの気分、雰囲気にあっているか​

ワタシたちは多くのマンションや地域に出向きますが、それぞれ独自の個性を持っていることに気付かされます。これはとても興味深いことです。

イベントをスムーズに場にフィットさせるには、その場所特有の「空気感」をいち早く感じ取ることが不可欠です。さらに企画段階から主催者の皆さんとの会話を通じて、イベントへの「想い」や「好み」を深く理解することに努め、講師や演者、スタッフにはこの空気感をできるだけ伝えながら進めるようにしています。これは外部から、また多くの場に出向いた経験を持つワタシたちだから感じられることかもしれません。言葉にはしにくいこの感覚をニーズとしてとらえ、場と人に寄り添ったオーダーメイドの企画を生み出す力こそ、私たちの最大の強みです。